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为明确档案与用品管理工作职责和要求,提高劳资关系转换和人职匹配调整自由度,打造一支类似“手术效果零误差、手术环境洁净美、医护配合零距离”的商海恒星团队,依据《文化总述》标准2、3,制订本《档案用品标准》。

第一部份  管理目标

第一条  档案管理工作的总体目标是记录龙腾历史,丰富龙腾内涵;有利于雇主履行承诺和维护自身权益,展现雇主诚实守信、遵法合规、有理有据的形象。用品管理工作的总体目标是让每个职员工作在类似五星级酒店的服务及条件中。

第二条  档案与用品管理目标之一:实现雇员间工作交接简易化。当雇员休假或离职时,代职或接任雇员凭该职位常用档案、用品表、少量电话咨询原雇员和信息主管就能读懂并还原已履职部分及清楚怎样继续履职,为突发事件请假、劳资双方再选择、人职匹配调整的自由度创造必要条件。

第三条  档案与用品管理目标之二:便于雇员了解同事履职现状,实现配合默契化。雇员入职接收及履职产生描页、电页、文页和手机、电脑、差旅衣包等工作生活用品全部编制档案目录、用品表管理雇员以此为基础可依据劳资约定的职位描述及最低执行力和最晚时点完成最少事项做日报发至龙腾微信群,使每个雇员了解各个雇员履职现状,能最大限度地减少雇员之间面对面交流时间,是履职中同事间默契配合的基础。

第四条  档案与用品管理目标之三:实现对雇员考核的便利化、规范化。在人事管理中,有了书面化的劳资约定及雇员最低承诺考评和日报中承诺,可以提前提醒、计划协调、牵手及帮助、无奈记录考核雇员,确定经济惩罚、行为辞职和不适劝退雇员,即时体现龙腾文化的规则确定经济奖励及下年度加薪雇员,即时体现龙腾文化的内涵;可以在考核中发现记录雇员的优劣势,既分工明确又雇员间合理协调、扬长避短用好雇员;可以在考核中以有利于龙腾发展和雇员成材为原则,实时增减及修改职位描述及量化雇员最低承诺等绩效考核内容、劳资签约解约文件,充分体现雇主助人成材;便于评估雇员的市场薪酬,在签约及履约过程中及时准确加减雇员薪酬,消除雇员攀比的不健康心态。

第五条  档案与用品管理目标之四:有利于总结经验,减少差错和争议,实现工作效果零误差。雇员履职中出现相同或相似情况,利用原有思路及经验或吸取教训基础上形成新思路处理情况。如需要起草类似文件利用原有电子文本以减少差错率,提高效率和效果,雇员行为结果可书面化或网上公布,这样将减少不必要争议。雇员履职中根据档案目录、用品表快捷获取履职需要的信息、文件、用品,就像城市交通图、导航一样给司机、市民、游客带来工作生活的效率。

第二部份  档案用品产生及分类

第六条  雇员入职接收及履职中往来或文书扫描的扫描件即描页、录入的电子文本即电页、往来文书即文页为档案内容。

第七条  雇员履职中将档案分为常用档案与备阅档案。其中经常使用和查阅或未履行完合约的文页及预测可能会归入备阅的对应描页、电页为常用档案;具有保存价值并不常用即履行完毕的合同及相关文件和关联性政策法规等描页、电页、文页为备阅档案。

第八条  雇员入职接收用品表即下表及用品:办公桌;随身及差旅包;差旅箱;保险箱中印章及空白签名签章纸等;办公区;生活区;帕萨特380TSI;移动和固定靓号及规则;现代化办公硬软件及规则。

编号

品名

数量

单价

 

编号

品名

数量

单价

1-1

编号列宽1.3cm ;

行高0.6cm

 

3-1

左表左页边距0.4cm

 

 

 

品名列宽5.8cm;

 

 

 

 

右表右页边距0.4cm

 

 

2-1

数量列宽1.38cm

 

 

 

4-1

2个并列的左右列表

 

 

2-2

单价列宽1.38cm

 

 

 

4-2

间距1个字符。

 

 

 第三部份  档案用品管理

第九条  履职中产生的描页、电页、文页,及时记入规定格式的档案目录即下表,保证不漏登、不遗失,文页内容与客观事实一致,除上级领导同意外,每天19:0024:00期间的电页和文页一致;及时将描页、电页分别存在电子档案文件夹中描页及PDFPPT、电页、雇主确认后归备阅、请示雇主、雇主批准后销毁的5个一级子文件夹内,将文页存放规定处。档案目录表头科目“日期”列的上行年份、下行月日,电页、文页落款与页脚录入日期不一致时,选落款日期,录入日期填在文件名后。

龙腾常用档案目录--助理

龙腾备阅档案目录00网页介绍--待归满200

文件名

当事人

日期

文页

页数

页数

1-1

编号列宽1.3cm;文件名列宽8cm

本列宽3cm

2000

00

00

00

行高0.6 cm

00.00

2-1

描、电列宽0.9 cm;日期、文页列宽1.38cm

左页边距2.5cm;左页边距2.5cm

上龙腾下对方

2000

00

00

00

上龙腾下对方

00.00

      保管人信息主管1:             管理人助理1:                 审核人雇主

龙腾备阅档案目录00房产出租

文件名

当事人

日期

文页

页号

页数

1-1

序号列宽1.3cm;文件名列宽8cm

本列宽3cm

2000

00

00

0105

行高0.6 cm

00.00

2-1

描、电列宽0.9 cm;日期、文页列宽1.38cm。左页边距2.5cm;左页边距2.5cm

上龙腾下对方

2000

00

00

0105

上龙腾下对方

00.00

      复核人1:                 保管或整理人会计1:                   管理人信息主管1

 档案中描页、电页、文页页数计量或页号确定为一张纸(2面)其中只有1面内容为1页或1个页号、2面有内容为2页或2个页号。

十一  常用档案目录中编号或备阅档案目录中页号,与文页中右上角编号或页号、与电档列表中编号或页号一致,描页和电页文本中右上角不编制编号或页号;档案目录中文件名、与文页中标题、电档列表中文件名、描页和电页文本中标题一致;档案目录中当事人从描页或电页或文页摘录,当事人列填不下时填在文件名后红色()内;档案目录中日期及描页、电页、文页数量,分别与描页和电页文本、文页中日期及数量一致;同一标题的描页文本、电页文本、文页的内容一致。

十二  雇员每月根据常用档案目录中内容、新产生档案向雇主提交雇主确认后归备阅、请示雇主、雇主批准后销毁的3部分档案,报雇主确定起2日内处理完成,将待装订备阅档案目录及描页、电页、文页交给信息主管。

第十三条  信息主管归满200张备阅档案即装订线处厚度达到2cm左右时,首先,通过核对及补充程序,达到待归满200张备阅档案目录内容与实体内容一致即零误差。其次,将该200张左右备阅文件整理排序,经雇主确定后按顺序将备阅档案目录的标题去掉“--待归满200张”、表头科目“编号”改成“序号”刷新并打印该目录,将描页、电页、文页的编号改成“序号-页数”,由第三人复核该目录内容与实体内容,保证零误差。第三,表头科目“文页页数”改成“文页页号”。第四,用铅笔将文页上的 “序号-页数”的编号按顺序改成“自然数即页号”,将该页号填入装订1册的备阅档案目录“文页页号”列中,打印装订成册的备阅档案目录,同时将描页、电页的“序号-页数”编号改成文页的“页号”,没有文页的描页电页的编号为上一个文页页号小数点后的数字表现,1个页号即一张纸的一面上粘贴多张票据时在页号后加“-0”的数字表明同一页面上的票据数量,再由第三人复核该目录内容与实体内容,确认零误差后,将该目录交雇主及相关人签字。第五,装订成册(拆除里面订书针)。第六,打码,一张纸只打正面一个码,反面页号不打码,完毕后擦去文页正面上铅笔标注的页号。最后,将电子档案文件夹及描页及PDF和PPT、电页一级子文件夹及内容、目录电页拷贝给雇主备份。

第十四条  文页扫描前,先擦去文页上铅笔标注的编号或页号,扫描后再用铅笔在文页上重新标编号或页号。没有电页的司法判决书、已经发给承租户的函、与客户双方签字的确认单等有法律约束力的文件应当及时扫描。每个雇员履职及对外交往中产生的文件,预测事项完成后归入备阅档案的文页及时扫描,并及时按不知情第三人能还原当初事实原貌的标准,对该些文页及对应描页、电页补充书面描述、说明并一起存档。

第十五条  电页修改、更新、复制等拟稿电页在自用电脑D盘操作并存入常用档案中的临时文件夹,定稿后的电页移入对应文件夹,同时存放在服务器备份,每周五至周日间刷新2个存放处的电页一致。该电页及文页记入档案目录,文页归入规定存放夹。

第十六条  文页上有出具人印章或签字为原件,原件在档案目录中的文件名后加“(原)”。

第十七条  雇员可以在办公室范围内向其他雇员借阅和复印其履职需要的常用文件,携带离开办公室需经雇主书面同意。雇员如需查阅备阅档案,经雇主批准后,可以在信息主管陪同下查阅,借出或复制须经雇主书面同意。电页未经雇主书面同意,不得复制给雇员以外的人。

第十八条  在电子文本产生、修改、复制使用中,雇主与重要对象往来、长期性、重复使用、涉及标的5万元以上的重要文件,打印出来后要逐字逐句地认真推敲,并向领导提出完善建议。

第十九条  雇员管理用品按定位定量存放,定时检查整理清洁,保证用品定位不偏、定量不多不少且洁净及功能齐全。雇员入职接收的工作生活用品及用品表,应在履职中提出提高完善的建议, 经雇主批准后成为用品标准的一部分。

第二十条  雇员履职产生定位定量标准外的用品,及时记入用品表格式的过渡用品表,保证不漏登、不遗失,每月对用品、过渡用品提出雇主批准后补充或删减用品、雇主确认后归过渡、请示雇主、雇主批准后销毁的分类方案,报雇主确定起2日内处理完成。

第四部份  档案用品交接

第二十一条  常用档案接收人须根据档案中文件表述的内容,核对对应的工作进展和余额等客观事实,针对未完成和不符客观事实的部份要求移交人说明原因,并向雇主请示。

第二十二条  记账凭证和账页接收人须认真清点记账凭证的张数及原始凭证张数。原始凭证数是指已装订成册凭证中除封面、封底、自然人资产负债表、记账凭证外的原始凭证张数,一张纸原始凭证(2面)为一个计量单位即1。

第二十三条 用品接收人须根据用品表和定位定量洁净及功能齐全标准,核对对应的用品现状,针对用品现状要求移交人答疑、介绍使用及操作规范、提示注意事项。针对交接不明和不符用品标准部分及时向雇主请示。

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